1 - Behandlingsansvarlig
Det er Norske Kvinners Sanitetsforening sentralt ved generalsekretæren som har ansvaret for, og som er behandlingsansvarlig for medlemsregisteret og for Sanitetskvinnenes sekretariatets behandling av personopplysninger. Det daglige ansvaret for behandling, administrasjon og forvaltning av medlemsregisteret er delegert til medlemsservice. Lokalforeningene er felles behandlingsansvarlige for personopplysningene til sine medlemmer.
2 - Behandlingsgrunnlag
Sanitetskvinnene behandler i hovedsak dine registrerte opplysninger med grunnlag i medlemskapsavtalen vi har med deg. Dersom du ikke er medlem kan vi og behandle dine opplysninger for å gjennomføre registreringen av medlemskapet, dersom du ønsker å bli medlem og ber oss om dette.
Når du gir en gave, handler i nettbutikken eller ber om at vi tar kontakt, ber vi om personopplysninger fra deg. Disse opplysningene kan vi bruke for å kommunisere med deg om giverforholdet ditt eller din bruk av våre tilbud og tjenester.
For visse formål vil Sanitetskvinnene basere behandlingen på et frivillig, uttrykkelig og informert samtykke fra medlemmet, eller med grunnlag i våre berettigede interesser. Dette gjelder bare når den aktuelle behandlingen klart faller utenfor det medlemsavtalen eller annet behandlingsgrunnlag for opplysningene naturlig omfatter.
3 - Hvilke opplysninger registreres om medlemmer?
Ved innmelding registrerer Norske Kvinners Sanitetsforening følgende opplysninger i medlemsregisteret: Navn, postadresse, telefonnummer, fødselsdato, e-postadresse, verv og roller. Medlemmer blir også tilknyttet en lokalforening og får tildelt et medlemsnummer. Disse opplysningene er innhentet fra medlemmet eller den som har vervet medlemmet.
Det er frivillig å avgi personopplysninger til Sanitetskvinnene men for å kunne administrere medlemskapet, må vi minimum lagre de ovennevnte opplysningene i vårt medlemsregister.
4 - Formål med behandlingen
Formålet med innsamlingen, registreringen og behandlingen av personopplysninger er primært å følge opp medlemskapet eller annen kontakt vi har med deg på en god måte. Vi benytter også opplysningene for å kunne gi informasjon om ulike aktiviteter, arrangementer og andre ting som kan være interessante tilknyttet formålet til Sanitetskvinnene som en del av medlemskapet.
Vi bruker berettiget interesse som behandlingsgrunnlag når det sendes ut nyhetsbrev til våre medlemmer. Sanitetskvinnene bruker også medlemmers opplysninger for å lage statistikker som for eksempel for å se på medlemmenes gjennomsnittsalder, demografi, innmeldingsdatoer o.l. Dette er kun for intern bruk i sekretariatet for å kunne forbedre oss og yte best mulig service. Vi har vurdert denne behandlingen som nødvendig for å kunne opplyse og engasjere våre medlemmer i våre saker, og kunne sørge for effektiv og oversiktlig administrering og betjening av vår medlemsmasse. Vi anser begge for å være lite inngripende. Du kan reservere seg mot dette ved å gi beskjed til medlemsservice: medlemsservice@sanitetskvinnene.no.
Som medlem kan du når som helst melde deg av våre ulike informasjonskanaler på følgende måte:
Medlemsblad- gi beskjed til medlemsservice – medlemsservice@sanitetskvinnene.no
Nyhetsbrev- Benytt avmeldingslenken i e-posten.
SMS- Benytt ‘stopp’ funksjon
5 - Når slettes registrerte personopplysninger?
Ved utmelding vil opplysningene om deg bli oppbevart i vårt medlemsregister i 5 år for å oppfyllet lovkravet om oppbevaring av regnskapsbilag i bokføringsloven. Det samme gjelder andre opplysninger som er lagringspliktige etter regnskapsloven.
6 - Rettigheter for den registrerte
Innsyn/Retting/Sletting
Som medlem kan du be om innsyn i alle opplysninger Sanitetskvinnene har lagret om deg og ditt medlemskap. (Se pkt.3). Du kan be om å få en kopi av dette hvis du ønsker det. Hvis du mener at noen av opplysningene vi har registrert er uriktige, har du rett til å få dem rettet. Du kan også be om å få opplysningene om deg slettet, med unntak av det som er oppbevaringspliktig ifølge lovgivning.
Hvis du ønsker noe av dette kan du sende en skriftlig henvendelse til medlemsservice: medlemsservice@sanitetskvinnene.no
Dataportabilitet
Der vårt behandlingsgrunnlag er medlemsavtalen eller samtykke har du rett til å ta med deg dine registrerte opplysninger fra Sanitetskvinnene og over til en annen virksomhet, samt til å få de utlevert i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.
Du kan kreve at personopplysningene overføres direkte til den nye behandlingsansvarlige når og hvis dette er teknisk mulig.
Begrense behandling
Du har rett til å kreve begrensning av behandling av personopplysningene dine. Da kan personopplysningene ikke til noe, kun lagres.
Du kan lese mer om dine rettigheter og hva disse innebærer på Datatilsynets hjemmesider.
Klage til Datatilsynet
Hvis du føler at personvernet ditt har blitt krenket har du rett til å klage til Datatilsynet. På Datatilsynets hjemmeside kan du lese mer om hvordan du skal gå frem med en eventuell klage.
7 - Sikkerhet rundt medlemsregisteret
Våre behandlingsrutiner for personopplysninger er trygge. Opplysningene oppbevares på en forsvarlig måte slik at de ikke brukes urettmessig, kommer uberettigede i hende og slik at personvernregelverkets krav til integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet ivaretas. Det er bare utvalgte ansatte som har tilgang til medlemsregisteret. Norske Kvinners Sanitetsforening har gode rutiner rundt tilgangskontroll til medlemsregister og for behandling av personopplysninger. Tilgangen til informasjon er sikret med tilgangskontrollmekanismer. Medlemslister blir sendt ut til lokalforeningene. Alle lokalforeninger har fått retningslinjer om hvordan medlemslistene skal håndteres.
8 - Kurs og arrangementer
Sanitetskvinnene arrangerer mange kurs og konferanser for medlemmer og ikke-medlemmer. I tilknytning til dette samler vi informasjon som navn, kontaktopplysninger og fakturadetaljer, i tillegg til allergier og behov for tilretteleggelse. Disse personopplysningene blir ikke brukt til andre formål enn å administrere arrangement. Kontakt arrangementsansvarlig hvis du ønsker at vi retter eller sletter informasjon om deg. Pliktig regnskapsinformasjon må likevel oppbevares så lenge loven krever (fem år).
Personopplysningene deles med hotellet/kursstedet og spisested. Vi avtaler alltid at leverandøren pålegger de hotellansatte taushetsplikt og sletting av personopplysningene i etterkant av et arrangement.
Vi innhenter egne samtykker for å kartlegge interesse og ønske om å motta invitasjon til nye arrangementer for ikke-medlemmer.
I etterkant av arrangementet blir det sendt ut et evaluerings-skjema til alle deltakere slik at vi skal kunne ta imot tilbakemeldinger og innspill til forbedringer.
På våre arrangementer deler vi deltakerlister med navn og noen ganger kontaktinformasjon. Hvis du ønsker å reservere deg mot dette kan du gi beskjed til den som er ansvarlig for arrangementet.
På våre arrangementer blir det alltid tatt bilder. Vi bruker bilder fra kurs og arrangementer til å vise fram Sanitetskvinnenes arbeid m.m. Vi ber om samtykke før vi tar eller offentliggjør bilde, men dette samtykket kan til enhver tid trekkes tilbake. Ser du et bilde av deg, som du ikke ønsker skal være på våre nettsider kontakt info@sanitetskvinnene.no, og lenk til bildet det gjelder.
9 - Vandelsattest fra frivillige
Norske Kvinners Sanitetsforening organiserer i samarbeid med Krisesentrene rekruttering av frivillige til å delta i ressursvennprogrammet for krisesentrenes brukere. Det er frivillig å delta i denne ordningen. Krisesenterloven § 7 hjemler imidlertid et krav om vandelsattest for alle som skal utføre oppgaver som innebærer kontakt med krisesentrenes brukere, for å ivareta brukernes sikkerhet og velvære. Sanitetskvinnene og krisesentrene krever derfor fremleggelse av politiattest for frivillige som ønsker å delta i ordningen. Grunnlaget for behandlingen er at dette er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse, og den er i henhold til den nevnte bestemmelsen tillatt etter norsk rett.
Vi har også flere prosjekter rettet mot barn og unge. Ifølge politiregisterforskriften § 34-1 kan Sanitetskvinnene kreve fremleggelse av politiattest for alle som utfører oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige og utviklingshemmede (under 18 år). Vandelsattestene samles ikke inn, det blir kun registrert at politiattesten er fremlagt.
Det finnes mer informasjon om rutiner i forbindelse med vandelsattester på medlemsnettet.
10 - Personopplysninger om mindreårige
Norske Kvinner Sanitetsforening sentralt, ved rådgiver for barn og oppvekst, behandler sensitive personopplysninger om barn i forbindelse med søknader til prosjektet ‘Min dag i dag’ og ‘En håndsrekning’ som handler om å gi drømmedager til barn i en vanskelig livssituasjon. Det blir bedt om uttrykkelig skriftlig samtykke til å behandle disse opplysningene fra foreldre og fagpersoner som sender inn søknadene. Søknadene slettes etter at regnskapsopplysningene ikke er oppbevaringspliktige lenger. Søknadene behandles fortrolig og det benyttes tilgangskontrollmekanismer.
11 - Analyseverktøy/Cookies
Sanitetskvinnene samler inn nettstedsdata med bruk av Piwik PRO. Piwik PRO bruker informasjonskapsler ("cookies"). Cookies er små tekstfiler som lagres på din enhet, og etter ekomloven § 2-7b kreves det at du er informert om, og har samtykket til bruken av de fleste slike. Piwik PRO mottar bare generell web statistikk, som f.eks. nettlesertype, tidspunkt, språk og hvilken nettside brukeren kom fra. I tråd med vanlig praksis anonymiseres alle IP-adresser fra brukerne. Mottatte opplysninger er underlagt Piwick PRO sine retningslinjer for personvern, og blir brukt for å analysere trafikk og atferd på våre nettsider. Vi bruker denne informasjonen for å forbedre våre nettsider. Du kan endre dine samtykker til cookies i innstillingene i din nettleser.
12 - Nettbutikk
Nettbutikken vår driftes av Idé House of Brands AS profil. Det er inngått en databehandleravtale med Idé House of Brands AS som ivaretar at alle personopplysninger som blir lagt inn i nettbutikken blir behandlet forsvarlig og i henhold til personvernforordningen. Se egen beskrivelse for behandling av personopplysninger i nettbutikken.
13 - Underskriftskampanjer og opprop
Vi vil sende en oppdatering på antall signaturer og informasjon om overrekkelsen. Vi deler kun navn med regjering. Dersom det er krysset av for nyhetsbrev vil man motta dette til man melder seg av. Ved å underskrive på opprop godtar du at navnet er med på listen over signaturer. Vi vil ikke dele annen info eller navn til andre parter.
14 - Databehandlere
Norske Kvinners Sanitetsforening har inngått databehandleravtaler med følgende leverandører:
Pointtaken AS og Data Factory AS for medlemsregisteret
Apsis International AB, Proviso AS og Kommunion AS for gaver, utsending av nyhetsbrev og påmelding til arrangementer
Visma for ulike regnskaps og økonomisystemer
ECIT INIT AS for IT driftstjenester.
Nets Branch Norway (Nets Denmark A/S) og PostNord Strålfors AS for fakturabehandling
Idé House of Brands AS for nettbutikken
Ramsalt
14 - Endringer i erklæringen
Sanitetskvinnene forbeholder seg retten til å endre eller oppdatere personvernerklæringen. Alle endringer er gjeldende fra de legges ut.
15 - Kontaktinformasjon
Har du spørsmål om personvern? Kontakt:
Laila M Thomassen på e-post eller telefon: 90 75 74 50
Medlemsservice eller telefon: 995 02 795