Sanitetskvinnenes vedtekter gjelder for alle lokal- og fylkesforeningene, og styret er forpliktet til å følge disse. Vedtektene § 15-4 og § 11-3 bestemmer at salg og annen omdisponering av eiendom skal være utredet til og behandlet skriftlig av sentralstyrets arbeidsutvalg (AU) før forslag om omdisponering legges frem på årsmøtet. Det betyr at før et salg eller annen omdisponering vedtas endelig av årsmøtet, må styret innhente en del informasjon og dokumentasjon som skal sendes til fylkesstyret og AU.
Vi har derfor laget informasjon om hvordan salgsprosessen bør gjennomføres i foreningene, i tillegg til noen praktiske råd knyttet til selve salget.
Veileder ved salg eller annen omdisponering av eiendom
Kjenner til du til prosedyrene ved salg eller annen omdisponering av eiendom eid av sanitetskvinnene? Det er alltid årsmøtet som beslutter salg eller omdisponering og hvordan et overskudd skal brukes, men saken skal være utredet på forhånd.
Sett av god nok tid i forkant av årsmøtet
Før salg eller annen omdisponering av fast eiendom legges frem på årsmøtet har styret selv ansvar for at det forberedende arbeidet gjennomføres på en god måte og i tråd med vedtektene. Det er viktig å beregne tilstrekkelig tid til at både fylkesstyret og Sentralstyrets arbeidsutvalg (SST AU) kan behandle saken. For å være sikker på at man har god nok tid opp mot årsmøte, er det lurt å komme i gang tidlig. Kontakt gjerne sekretariatet dersom noe er uklart.
Styrets ansvar
Som en del av saksutredningen, skal styret innhente en del dokumentasjon om eiendommen. Der en lokalforening skal selge eller omdisponere eiendommen på annen måte, er det viktig å samarbeide tett med fylkesstyret underveis. Fylkesstyret skal også fatte et vedtak hvor man tilråder salg eller eventuelt ber om mer informasjon. For eiendom som har vært i sanitetsforeningens eie over lang tid, kan det være vanskelig å finne alle papirene. Men som regel er informasjonen å finne i egne arkiver, hos Kartverket og hos kommunen. N.K.S. sekretariatet skriver deretter en sak til sentralstyrets AU med all dokumentasjon. Når AU har behandlet saken, kan styret legge saken frem for årsmøtet.
Følgende dokumenter skal følge med når saken sendes til fylkesstyret og sekretariatet:
- Styrets begrunnelse for hvorfor eiendommen skal selges eller omdisponeres. Et salg kan f.eks. skyldes nedleggelse av foreningen, vedlikeholdskostnader, at eiendommen ikke er i bruk/ønskes kjøp, behov for midler etc.
- Styrets forslag til hvordan et eventuelt økonomisk overskudd skal brukes/disponeres. Disponeringen/bruken av et økonomisk overskudd må være i tråd med N.K.S. sine vedtekter. Dette kan for eksempel være midler til foreningens eget frivillig arbeid med barn/unge, utvikling av ny ideell virksomhet m v. Merk at en disponering til fordel for det offentlige eller andre organisasjoner, foreninger eller privatpersoner ikke er i tråd med N.K.S. sine vedtekter. Det er heller ikke anledning til å subsidiere offentlig drift.
- Informasjon om hvordan lokalforeningen fikk eiendommen og eventuelle dokumenter som finnes. Dette kan f.eks. være kjøpsdokument, testament, gavebrev, avtaledokument m.m. Dersom det ikke finnes noen dokumenter så kan det være at det er noe informasjon om eiendommen i foreningens årsregnskap eller at medlemmer i foreningen har informasjon om eiendommen.
- Informasjon om det er avtaler knyttet til eiendommen, f eks utleieavtaler eller avtaler om bruk av eiendommen for andre. I så fall, må kopi av avtalen legges ved. Det er ikke alle forpliktelser som skrives i en avtale eller tinglyses, så det er viktig å snakke med de som kjenner eiendommen eller tomten for å høre om det er noen som har rettigheter til eiendommen eller tomten. Det kan for eksempel være veirett, gangrett, båtplass, bruksrett, forkjøpsrett eller lignende.
- Grunnbokutskrift som viser hvem som er registrert som eier og hvilke heftelser og rettigheter som er tinglyst på eiendommen. Kontakt Kartverket enten på telefon eller bestille direkte på nettet: https://seeiendom.kartverket.no/ For å få bekreftet grunnbokutskrift må du ha adressen til eiendommen eller eiendommens gårdsnummer (forkortet gnr.) og bruksnummer (forkortet bnr.) i tillegg til kommunen eiendommen ligger i. Gnr. og bnr. kan du finne ved å ringe til Kartverket (kundesenteret - tinglysing) og si hva adressen til eiendommen er.
- Eiendommens reguleringsformål og om det er planer for regulering som kan påvirke et salg. Bruk en eiendomsmegler, eller kontakt kommunen.
- Markedsverdivurdering av eiendommen fra autorisert eiendomsmegler. Markedsverdien er summen en megler eller takstmann vurderer at eiendommen eller tomten vil bli solgt for hvis den legges ut til salg i eiendomsmarkedet. Kontakt megler eller takstmann og be om å få en skriftlig markedsvurdering av eiendommen. Markedsverdien er summen eiendommen eller tomten vil bli solgt for hvis den legges ut til salg i eiendomsmarkedet.
Informasjonen kan skrives i et vanlig dokument eller brev sammen med de innhentede dokumentene ( leieavtale, grunnboksutskrift etc.).
Tips ved salg eller omdisponering av eiendom
- Være ut i god tid, salg eller omdisponering av eiendom tar tid!
- Ha en god dialog med medlemmene underveis om styrets planer og ønsker, for eksempel under medlemsmøter.
- Ved salg bør eiendom som hovedregel alltid selges på det åpne markedet for å oppnå høyest mulig pris.
- Be gjerne om tilbud fra flere meglere. Det bør alltid kjøpes eierskifteforsikring hvor det er mulig, slik at eventuelle mangelskrav etter salget håndteres av forsikringsselskapet.
- Dersom lokalforeningen skal ha en bruksrett til deler av eiendommen som del av salget, bør denne retten tinglyses.