Sanitetsforeningene har en stor og verdifull eiendomsportefølje og er en stor utleieaktør for eiendom vi ikke bruker i egen virksomhet. Mange faste eiendommer er eid direkte av foreningene og noen er eid gjennom aksjeselskaper. I tillegg har sanitetsforeninger opprettet mange eiendomsstiftelser.
Det krever tid og kunnskap å forvalte eiendom og virksomhet. Vi har laget en anbefaling for godt eierskap, som du kan bruke som et oppslagsverk når du har spørsmål om roller, ansvar og styringsmuligheter:
Foreningseid eiendom
Styret i foreningen har ansvar forvaltningen av foreningens eiendom. Nedenfor har vi noen råd og anbefalinger knyttet til forvaltning av foreningseid eiendom.
Eierstrategi
Foreningen bør lage en eierstrategi for eiendomsforvaltningen. Hvordan skal brukernes behov ivaretas samtidig som eiendommens driftes og vedlikeholdes. Overordnet målsetting for forvaltningen kan f.eks være gode bygg for brukerne, bevaring av verdiene eller kostnadseffektiv drift. I forbindelse med utarbeidelse av eierstrategien første gang bør styret sjekke at foreningen står som formell eier i grunnboken og om det er tinglyst noen heftelser eller begrensninger i bruken av eiendommen (www.kartverket.no). Reguleringsplanene bør også innhentes fra kommunen. Eierstrategien bør gjennomgås jevnlig. Når styret går gjennom eierstrategien bør det undersøke om kommunen har forslag om reguleringsendringer som kan få betydning for eiendommen.
Vedlikehold
Det bør må settes av midler til vedlikehold. Ved investeringer er det viktig at det samtidig settes av penger til fremtidig vedlikehold.
Inngåelse av leieavtaler
Det er viktig i avtaler å fastsette hva som er utleiers oppgaver og hva som er leietakers ansvar. Vi anbefaler at alle oppgaver knyttet til byggverket og de tekniske anleggene ligger til utleier da helhetstenkningen rundt byggene er utleiers ansvar. De ulike tilsynsmyndigheter og eier stiller også utleier til ansvar for disse oppgavene. Under løpende drift sorterer både tilsyn og ulike typer teknisk og annen byggrelatert drift av byggene, enten man kaller dette vaktmester- eller driftstekniske oppgaver. Brukerrelaterte forhold bør leietaker ha ansvar for da det er bruker som til daglig har sin virksomhet i byggene. Ved utleie er det også viktig at leieavtalen tar hensyn til kostnadene til drift og vedlikehold. Det er gjennom leieavtaler man setter av midler til vedlikehold. Vi anbefaler foreningene bruker standard leieavtaler enten for næringsutleie eller for vanlig utleie.
Salg av eiendom
Ved salg av foreningseid eiendom må prosedyren i N.K.S. sine vedtekter følges. Vi har laget egne råd og anbefalinger om dette.
Regnskap
Eiendommen bør ha et eget regnskap og ikke være en integrert del av foreningens regnskap.
Avtaler med eksterne partnere
NKS samarbeid med andre aktører om finansiering av bygningsmasse på en annens tomt. Skal bygget N.K.S. finansierer, stå på kommunal, fylkeskommunal eller statlig tomt, må det avklares hvilke vilkår som skal gjelde for disponeringen av tomten; feste med eller uten festeavgift, gave eller lignende. Videre bør man avtalefeste hvordan et eventuelt fremtidig oppgjør skal gjennomføres, dersom kommunen, fylkeskommunen eller staten på et tidspunkt ønsker å overta bygningsmassen og/eller virksomheten. Dersom N.K.S. står for større deler av finansieringen av slik bygning, bør N.K.S. også stå som eier av bygningen eller deler av denne.
Er aktiviteten stor nok, kan dere velge å ansatte en daglig leder som har ansvaret for forvaltningen eller delegere en spesiell oppgave til et underutvalg eller komite. Myndigheten myndigheten og ansvaret kan dere ikke gi fra dere. Når dere rekrutterer er det viktig å sørge for at daglig leder eller medlemmene i underutvalget eller komiteen har kunnskap om forvaltning og drift.
Eiendom i ideelt aksjeselskap
Forvaltningen av eiendom krever kompetanse og det er i likhet med drift av virksomheter viktig med riktig kompetanse i styret. Her viser vi til anbefalinger og råd under drift av virksomheter som er organisert som aksjeselskap.
Vi anbefaler at det fremgår klart i formålsbestemmelsen at formålet til aksjeselskapet er å forvalte bygget til det beste for virksomheten som skal bruke bygget. Videre må det i vedtektene i ideelle as fremgå klart at det ikke er en økonomisk formål og at overskuddet ved salg skal gå tilbake til eierforeningen.
Foreningen bør lage en eierstrategi for eiendomsforvaltningen som styret må forvalte i henhold til. Overordnet målsetting for forvaltningen kan f.eks være gode bygg for brukerne, bevaring av verdiene eller kostnadseffektiv drift.
Trenger du råd ved salg eller annen omdisponering av eiendom kan du lese her.